SOPRA System Okresowej Oceny

System umożliwiający przeprowadzanie zaplanowanego, sformalizowanego i odbywającego się okresowo procesu samooceny oraz oceny pracownika przez jego przełożonego i podwładnych.

Przedmiotem oceny mogą być kwalifikacje, cechy osobowości, efekty pracy i zachowania pracowników lub zespołów. Firma zgodnie z planami na przyszłość, strategią, a przede wszystkim z założonymi celami oceniania, może wyodrębnić grupy kompetencji wspólne dla wszystkich pracowników oraz specyficzne dla wybranych stanowisk, zgodnie z szczeblami zarządzania.

SOPRA w praktyce?

1. Oceniani i oceniający pracownicy firmy są użytkownikami systemu. Użytkownicy systemu SOPRA zostają przydzieleni do określonej grupy w strukturze zarządzania oraz do wybranej jednostki organizacyjnej. Podczas tworzenia grupy pracowników administrator ma możliwość wyboru jednej lub kilka grup nadrzędnych. Dla każdej z nich określa kierunek oceny, tzn. czy ocena ma przebiegać od przełożonego do podwładnego, od podwładnego do przełożonego, czy w obu kierunkach. Zastosowanie wielu kierunków oceniania pozwala na wyciągnięcie wniosków bardziej akceptowanych, zarówno przez samych ocenianych, jak i otoczenie.

2. Panel systemu SOPRA umożliwia tworzenie arkuszy ocen oraz określenie czasu w, jakim formularz będzie aktywny i do jakiej grupy użytkowników ma być przypisany. Funkcja ta pozwala na zastosowanie jednej z najważniejszych zasad oceniania jaką jest systematyczność. Dla każdego stanowiska tworzy się sprofilowany arkusz. Arkusze zawierają opisy ocenianych kompetencji i skalę ocen.

3. Kompetencje są podzielone (grupowane) z uwagi na ich tematykę. Kompetencje można pogrupować wyodrębniając: kompetencje kluczowe (jednakowe dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa), specyficzne (różne dla różnych stanowisk). Każda kompetencja składa się z nazwy, której dotyczy oraz dwóch części opisowych, ułatwiających interpretację oceny. Tworzenie tematów i kompetencji jest niezależne od tworzenia arkuszy ocen. Pozwala to na wielokrotne wykorzystywanie utworzonych kompetencji zarówno w kolejnych arkuszach ocen, jak i w arkuszach ocen wykorzystywanych przez różne grupy użytkowników. Podczas tworzenia arkusza dla konkretnej grupy administrator wybiera kompetencje, które mają się na nim znaleźć. Dla każdej kompetencji będzie też określał, na którym typie arkuszy ma się ona pojawić: samoocena, ocena przełożonego, ocena podwładnego. Kompetencjom przyporządkowanym do danego stanowiska można przypisać wagi (dla podkreślenia istotności niektórych z nich).

4. Użytkownik po zalogowaniu otrzymuje listę arkuszy do wypełnienia. Arkusze są podzielone na trzy kategorie (w trzech różnych kolumnach):

• Arkusze ocen przełożonych
• Arkusze samooceny
• Arkusze ocen podwładnych

Wybranie konkretnego arkusza otwiera okno, w którym pojawiają się pytania i skala ocen. Na jednej stronie zostają przedstawione kompetencje z jednej grupy tematycznej. Przejście do następnych pytań jest możliwe dopiero po zaznaczeniu wszystkich wymaganych odpowiedzi. Od momentu przejścia do kolejnej strony arkusza nie można dokonywać zmian w dotychczas wystawionych ocenach. Oznacza to, że po ponownym zalogowaniu się do systemu użytkownik będzie mógł przejść do strony, na której zakończył ocenę, nie tracąc wcześniej wprowadzonych danych, ale bez możliwości poprawienia wystawionych ocen. Ocenę można dokonywać w formie punktowej i opisowej (jako uzasadnienie oceny punktowej). Główną zaletą tego typu rozwiązania jest zwiększenie wiarygodności i rzetelności ocen pracowniczych.

5. Aplikacja umożliwia utworzenie dwóch rodzajów zestawień:
• Raport finalny, który będzie zawierał informacje dotyczące konkretnego pracownika oraz ocen jakie otrzymał.
• Raport o stanie przeprowadzanej oceny, który będzie zawierał listę osób, które nie wypełniły przydzielonych im formularzy.

Jakie korzyści daje firmie?

• Wpływa na podwyższenie motywacji pracowników (ludzie intensyfikują wysiłki, gdy są świadomi nieuchronności oceny).
• Wpływa na zwiększenie efektywności (pracowników i firmy).
• Pozwala dokonać obiektywnej oceny efektów pracy.
• Umożliwia weryfikację poziomu umiejętności pracowników w oparciu o jasne, wszystkim znane kryteria.
• Pomaga wykryć i wyeliminować słabości (organizacyjne, kompetencyjne, personalne).

• Ułatwia wyłonienie najlepszej kadry.
• Pozwala stworzyć adekwatne plany rozwojowe dla pracowników.
• Pozwala zidentyfikować i zdefiniować potrzeby szkoleniowe.
• Podwyższa stopień zadowolenia pracowników (na skutek uzyskiwania rzetelnej informacji o ocenie efektów pracy).
• Usprawnia komunikację (szczególnie na linii przełożony-podwładny).
• Ułatwia pracownikom identyfikację z celami firmy.
• Poprawia wizerunek firmy w oczach pracowników i na rynku zewnętrznym – buduje obraz sprawiedliwego i dbającego rozwój pracodawcy.
• W powiązaniu z systemem motywacyjnym tworzy doskonałe narzędzie motywacyjne.
• Umożliwia uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników na temat sprawności kierowania czy organizacji pracy.

Dlaczego system w formie elektronicznej?

• Eliminuje konieczność przygotowania i przechowywania po ocenie dużej ilości formularzy, materiałów drukowanych.
• Umożliwia łatwy, szybki i jednoczesny dostęp do wyników oceny powołanym do tego osobom w różnych miejscach organizacji.
• Umożliwia czytelne porównanie wyników ocen z różnych edycji oceny (np. jak zmieniała się ocena w danej kompetencji na przestrzeni 2 lat).
• Daje porównanie między oceną pracownika, przełożonego i podwładnego.
• Gwarantuje anonimowość oceny – zwiększa wiarygodność ocen dokonywanych przez podwładnych.